L’alert management, clé d’une gestion par exceptions
Avec SAP IBP, l’automatisation est suffisamment poussée pour permettre aux planificateurs de ne se concentrer que sur les alertes levées par le système. Comment mettre en place ces alertes et comment résoudre les problèmes ?
Les planificateurs doivent aujourd’hui traiter toujours plus de données. Se focaliser sur quelques informations clés, compilées au sein d’un tableau Excel, va à contre-courant de la tendance actuelle visant à créer un système d’information transverse, unique et partagé par tous.
Les nouvelles solutions de digital supply chain, comme SAP Integrated Business Planning (SAP IBP), sont capables de traiter et d’analyser plus de données, plus rapidement, et de restituer des informations synthétisées aux utilisateurs. Elles favorisent également une automatisation de la supply chain et une intégration avec les autres outils informatiques de l’entreprise, comme l’ERP.
Tout ceci participe à l’émergence du concept de gestion par exceptions, qui commence par une fonctionnalité clé : la gestion des alertes. Cette dernière est au cœur de la supply chain control tower présente dans SAP IBP.
Faire remonter les alertes
La tour de contrôle intégrée à SAP IBP permet de suivre d’un coup d’œil l’ensemble des processus et flux de la supply chain, puis de lever automatiquement des alertes en cas de problème. Elle est fournie avec des KPI standards et un ensemble de bonnes pratiques qui seront un bon point de départ pour mettre en place des alertes personnalisées.
La fonctionnalité Custom Alert permettra aux utilisateurs ou à l’IT de créer des alertes personnalisées : point à surveiller, règles de calcul à appliquer et seuils de déclenchement. Les utilisateurs de la control tower pourront souscrire aux alertes les concernant, en adaptant le périmètre d’action. Un planificateur travaillant sur l’Europe appliquera par exemple une limite géographique à l’alerte, afin qu’elle ne se déclenche que pour les évènements touchant l’Europe.
Le système surveille le corpus d’alertes auquel a souscrit le planificateur et lui fait remonter les problèmes sous forme synthétique dans son tableau de bord. Pour chaque type d’alerte remonté, le planificateur pourra redescendre dans la liste des alertes correspondantes, puis dans le détail de chacune (site concerné, produit touché, etc.).
Résoudre les problèmes
La vision globalisée des alertes permet de repérer d’un coup d’œil les points de blocage de la supply chain. L’utilisateur pourra alors visualiser ces anomalies et en déterminer les impacts. Cette capacité à évaluer le degré de gravité d’une alerte, au travers de son impact sur les plans de production de l’entreprise, permet de prioriser les actions à mener. Tous les problèmes ne pouvant être résolus à l’instant T, il faut savoir se concentrer en priorité sur ceux qui font le plus dévier l’entreprise de ces objectifs.
Vient la résolution des problèmes. La supply chain devenant de plus en plus complexe, la résolution d’un problème demandera souvent l’intervention de plusieurs personnes. Le case management est une fonction collaborative qui permet de créer un cas, partageable avec d’autres collaborateurs, puis de leur assigner des tâches et de suivre l’avancement des travaux, jusqu’à la résolution du problème et la clôture du cas. Un outil clé pour faciliter la relation entre le planificateur et les équipes chargées de résoudre les problèmes : métiers, maintenance, sous-traitants… Afin de gagner en réactivité, le planificateur pourra se baser sur un playbook, une liste d’actions à mener pour un cas identifié et documenté en amont.
Savoir préparer le terrain
L’une des alertes classiques relevées par la control tower, c’est la rupture de stock. Il faudra alors soit travailler sur l’approvisionnement, soit sur l’augmentation de la capacité de production, soit sur la réduction de la demande. Le case management va mettre en relation toutes les personnes impliquées dans cette décision. Les fonctions de simulation de SAP IBP permettront de chiffrer l’impact de chaque option.
Idéalement, tous ces processus devraient faire l’objet d’un effort continu de maintenance. Si le cadre économique ou la demande changent, une alerte pourrait en effet venir à se déclencher trop régulièrement, alors même que le défaut qu’elle relève est devenu une situation normale et acceptée par l’entreprise. Il faut alors ajuster les paramètres de l’alerte, afin que le planificateur ne se retrouve pas submergé d’informations inutiles. Si certains nouveaux problèmes apparaissent de façon récurrente, il faut également être capable d’un tirer les leçons en mettant en place un plan d’action standardisé, qui sera traduit dans une procédure playbook.
Idéalement, ces ajustements doivent être pris en charge par des équipes dédiées, capables de collecter les demandes des planificateurs et de proposer des alertes et plans d’action communs.
Louis Euverte, Digital Supply Chain Consultant, TeamWork.