Le processus S&OP : harmoniser les planifications stratégique et opérationnelle de la Supply Chain

Ce processus né dans les années 80 a dû attendre les années 2000 – 2010 pour connaître son apogée. A contrario des autres processus dits «Supply Chain Planning » comme le Demand Planning ou le MPS, le processus S&OP est en perpétuelle évolution. 

Maintenant nous parlons de transformation du processus S&OP vers de l’Integrated Business Planning (IBP). Ce qui permet d’intégrer la notion financière tout au long du processus. Actuellement, dans la communauté Supply Chain il y a beaucoup de débats sur les réelles différences entre S&OP et IBP. En effet, dans l’APICS la notion financière est présente dans le processus S&OP, au même titre que le processus IBP d’Oliver Wight. Avant de détailler les fonctionnalités de SAP IBP pour couvrir le processus S&OP, parlons du processus en lui-même.

Le processus S&OP est un processus tactique qui permet de faire le lien entre la planification Stratégique (Le Business Plan) et la partie opérationnelle. Ce processus permet la conception d’un plan sur le moyen/long terme validé par l’ensemble des grands services de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place un processus S&OP ?

Tout est une question de flux. Dans l’objectif de fluidification du flux, il est essentiel de comprendre la complémentarité du S&OP avec la partie opérationnelle qui a tendance à nous absorber et à nous enfermer dans une vision trop détaillée.

La planification opérationnelle correspond à des décisions à court terme, voir instantanées, qui me permettent d’arriver à mes objectifs. Si nous faisons le parallèle avec la conduite, la planification opérationnelle est toutes les décisions que nous prenons derrière notre volant, pour aller d’un point A à B sans accident. Ces décisions sont de l’ordre de freiner, changer de voie ou encore tourner.

Avec le S&OP, le but est de prendre de la hauteur. Il n’est plus question d’action mais d’anticipation. On analyse ce qui arrive vers nous pour prendre la meilleure décision. Le but est de prendre des décisions suffisamment à l’avance pour pouvoir réagir et se préparer. Dans notre cas de conduite, les décisions S&OP seraient de l’ordre de partir avant, car on sait qu’il y a des travaux sur la route, partir avant pour éviter les bouchons, mettre des pneus neige quand la saison hivernale arrive, etc.

Toutes ces décisions qui sont prisent bien avant de rentrer dans sa voiture partagent le même objectif que la planification opérationnelle.

Il est certain que le processus S&OP ne supprimera pas les freinages d’urgence quand un animal traversera la route, mais permettra de résoudre tous les problèmes qui peuvent être anticipés.

Comment SAP IBP couvre le processus S&OP ?

Le premier module IBP développé par SAP a été pour couvrir le processus S&OP. SAP IBP couvre les 5 étapes qui constituent le processus S&OP et propose des fonctionnalités permettant de l’optimiser.

• La revue du portefeuille produits & nouveau produits
• La revue de la demande
• La revue des capacités
• La Réunion pré-S&OP (réconciliation)
• Réunion S&OP

Quelles sont les fonctionnalités principales de SAP IBP ?

Outil commun 

D’une manière générale, l’une des forces de SAP IBP, très utile pour le S&OP est son modèle de données unifiées et uniques. En effet, pour couvrir l’ensemble des 5 étapes du processus S&OP, un seul modèle sera créé dans SAP IBP relié à une seule base de données. La flexibilité de l’outil permet à chaque partie prenante de visualiser et modifier les données à travers son propre prisme. Sur un même modèle, un directeur financier peut afficher les données en valeur, sur un niveau de planification région et sur une maille temporelle trimestrielle. A contrario un directeur de production peut visualiser ces mêmes données en quantité, par usine et a une maille mensuelle ou voir hebdomadaire. Ce modèle unifié garanti une source de données uniques « a single source of truth », supprimant la dissémination de fichiers Excel, qui facilite la perdition de l’information et nécessite un travail de consolidation souvent chronophage.

Cette prouesse est dû aux règles d’agrégation & désagrégation, de conversion d’unité de mesure et de devis facilement paramétrables dans SAP IBP.

What if Scenario & simulation

Une des fonctionnalités majeures de SAP IBP est la possibilité de créer des Scénarios. Ils peuvent être partagés à une ou plusieurs personnes et être modifiés à tout moment sans affecter les données réelles. Cette fonctionnalité de simulation supporte tout type de scénarios comme la constitution de stocks, la modification du plan de demande, la modification de la capacité, le lancement d’actions commerciales, ou encore des scénarios de « make or buy ». Ces scénarios peuvent ensuite être comparés dans le but de sélectionner le plus pertinent. Dans un processus S&OP, ces scénarios seront ensuite analysés lors de la réunion finale afin de valider le meilleur.

Collaboration

La collaboration est la pierre angulaire du processus S&OP. C’est l’intérêt même de ce processus et SAP IBP propose un grand nombre de fonctionnalités pour fluidifier et structurer cette collaboration. Pour permettre une collaboration optimale, SAP IBP s’appuie sur une composante prénommée SAP Work Zone (anciennement SAP JAM). Work Zone est totalement intégré aux interfaces de SAP IBP (Fiori et Excel). Avec l’application Process Management, il est possible de modéliser le processus afin de suivre son avancement. Ce processus est constitué d’étapes et de tâches à effectuer. Intimement liée à SAP Work Zone, l’application Process Management peut informer l’ensemble des participants du processus de l’état d’avancement de ce dernier et les notifier des tâches à effectuer.

Une des puissances de cette application est la possibilité de lancer un « Job » au début ou à la fin de chaque étape. Ce « Job » peut être de tout type comme un algorithme, le peuplement d’une donnée, …

Un diagramme de Gantt permet d’obtenir une vue d’ensemble du processus (les étapes par processus, les tâches par étape, l’avancement de chaque étape, …).

Reporting & Analytics

Pour garantir une prise de décision rapide lors de la réunion S&OP, il est essentiel d’analyser les données et les différents scénarios. Les fonctionnalités de Reporting de SAP IBP permettent d’avoir une vision de bout en bout de sa Supply Chain, en temps réel. Grâce à l‘application « Dashboard » il est possible de créer un ensemble Analytics. Ces Analytics peuvent représenter les données sous plusieurs formes (Histogramme, camembert, hitmap, Geomap,…). Cette application vous permettra de comparer les différents scénarios et d’analyser leurs répercutions afin de sélectionner le plus pertinent.

Valorisation 

Dans le processus S&OP, il est nécessaire de comprendre les potentielles répercussions financières de nos choix. C’est pour cela que dans SAP IBP, toutes les données peuvent être valorisées dans n’importe quelles devises. Il sera notamment possible, de faire une analyse financière (P&L) et de faire remonter des éléments budgétaires pour garantir une cohérence globale dans les décisions prises durant le processus S&OP. Cette financiarisation reste à un niveau Supply Chain mais l’intégration entre SAP IBP et SAC Planning garantira une symbiose parfaite entre votre exercice budgétaire et votre processus S&OP.

Conclusion

Avec SAP IBP, vous bénéficiez d’une solution Supply Chain « best of breed » qui s’intègre de manière native aux solutions SAP mais aussi à des solutions non-SAP. Les interfaces proposées garantissent une rapide adoption des utilisateurs et permettent d’impliquer dans votre S&OP une communauté beaucoup plus large.