Restez à l’affût des situations critiques avec les Custom Alerts de SAP IBP

SAP IBP permet une gestion par événements qui fluidifie et accélère le traitement des aléas, tout en tenant compte de la criticité de chacun, mais aussi des spécificités de l’entreprise, à travers des alertes personnalisées, les Custom Alerts. Découverte.

Les solutions de planification de la production de nouvelle génération comme SAP Integrated Business Planning (SAP IBP) mettent l’accent sur une gestion pilotée par les événements. Un mode de fonctionnement plus efficace pour les planners, qui pourront ainsi canaliser leurs efforts sur les situations critiques, susceptibles d’entraver le bon fonctionnement de la supply chain et nécessitant une intervention de leur part.

Dans SAP IBP, la notion de gestion par événements se traduit par la présence d’une tour de contrôle, offrant une vue globale de la supply chain, associée à un système d’alerte. Le planner pourra créer et piloter son jeu d’alertes en utilisant une série de tuiles SAP Fiori spécifiques. Les Custom Alerts lui permettront par ailleurs de créer ses propres alertes, en toute autonomie, sans passer par des experts IT tiers.

SAP IBP propose également des avancées notables dans la propagation des alertes. Auparavant, les utilisateurs devaient se connecter à Excel Add-in pour vérifier si des alertes avaient été remontées dans le système. Dorénavant, il est possible de programmer l’envoi d’e-mails, voire de partager des alertes entre utilisateurs, afin d’avertir les équipes concernées.

Le suivi des alertes est également plus poussé, avec la possibilité de définir un workflow de résolution du problème détecté. En cas de surconsommation des ressources, l’alerte personnalisée correspondante pourra proposer un workflow consistant à demander au planner de vérifier la situation, puis de redéfinir le planning de production. Ce workflow participera à accélérer la résolution du problème.

Comment créer une alerte personnalisée dans SAP IBP ?

La première étape de la création d’une Custom Alert consiste à déterminer quel indicateur doit être surveillé. Par exemple, une comparaison des prévisions avec ce qui est réellement vendu, afin de détecter une sur ou sous-consommation des prévisions.

L’utilisateur va alors définir le périmètre de l’alerte (au niveau de l’entreprise, de l’usine ou d’une catégorie de produits, voire d’un produit en particulier), puis le niveau d’alerte (low, medium ou high). Ces périmètres et seuils pourront être ajustés par la suite pour s’adapter aux réalités du terrain. Enfin, il est possible de choisir avec quels utilisateurs ou groupes d’utilisateurs cette alerte sera partagée.

Une fois l’alerte définie, tout utilisateur y ayant accès sera libre d’y souscrire et de l’intégrer ainsi à son tableau de bord SAP IBP. Les utilisateurs pourront au moment de la souscription limiter le scope de l’alerte à leur périmètre opérationnel : par exemple, lorsqu’un opérateur n’a en charge que deux des familles de produits sur les dix que gère une alerte.

Lorsqu’une alerte est levée, un simple clic permet d’en voir le détail : quel produit est concerné ? Quel client ? D’où vient l’écart qui a déclenché l’alerte ? L’utilisateur pourra alors soit appliquer les corrections nécessaires à la remédiation du problème, soit ignorer l’alerte, en cas de faux positif, avant de passer au cas suivant.

Quelques points de vigilance avant de créer vos alertes

Avant de se lancer dans la création et l’utilisation d’alertes, il est essentiel de vérifier que les données nécessaires sont bien remontées dans SAP IBP. Par exemple, dans la partie demand, si l’historique de vente n’est pas disponible, il sera quasi impossible de créer des alertes pertinentes. L’exactitude des alertes dépendra par ailleurs de la qualité des données remontées dans SAP IBP. C’est pourquoi dans les projets de nos clients, nous nous concentrons en premier lieu sur les données et leur qualité, afin de connecter le système aux informations qui seront utiles au quotidien des planners.

La seconde étape consiste à définir un jeu d’alertes utiles au plus grand nombre, ou particulièrement stratégiques, qui seront centralisées dans un référentiel d’alertes corporate. Chaque utilisateur pourra alors souscrire à ces alertes, sans devoir les créer lui-même. Des workshops avec nos experts permettront de collecter les besoins des équipes, qui seront traduits en autant d’alertes spécifiques, adaptées à toutes les situations de la vie de l’entreprise.

La dernière étape du projet est la formation des utilisateurs : pour qu’ils découvrent tout d’abord la tour de contrôle SAP IBP, ainsi que les alertes qui leur sont proposées (alertes standards ou créées dans le cadre du projet) ; mais également pour qu’ils apprennent à créer leurs propres alertes, qu’ils pourront - au besoin - partager avec leurs équipes.

Rim Chekker, Consultante Digital Supply Chain, TeamWork